דרושים אדמיניסטרציה

תיאור המשרה:

מחפשים מנהל/ת משרד למשרה חלקית- 65% משרה שתעסוק בניהול משימות, תעבוד מול ספקים, תסייע במשימות HR, סינון קו"ח, קביעת ראיונות למועמדים, תהיה אחראית על ארגון אירועי חברה וכל משימה נוספת שתתבקש לעשות.

עבודה בכפיפות לאחד היזמים שהוא גם המנכ"ל

שעות עבודה 08:00-14:00 (תינתן מעט גמישות)

יושבים במת"מ -חיפה- קו רכבת!

דרישות המשרה:

2-3 ש"נ בתפקיד דומה

אנגלית רהוטה/ שפת אם- חובה (ההתנהלות בחברה היא באנגלית)

יחסי אנוש מצויינים

רצון ונכונות לעבוד בחברת סטארטפ עם אנשים טובים- חובה

תיאור המשרה:

JOB PURPOSE

• Ensure the overall operational excellence of the Vaccines BU governance
• Contribute to the Vaccines GBU performance development by offering support within the organization
• Support Marketing, Medical, PA in term of external events organization, market research & analysis, formalization of activities of the respective depts
• Provide support to the GM in all tasks
• Lead portfolio of initiatives

Ensure the execution of the Vaccines BU Governance

• Coordination and planning of the BU governance
• For Vaccines meetings, build the agenda, coordinate the preparation, formalize minutes and ensure the follow-up of actions
• Drives continuous improvement process to improve the governance of the BU
• Coordinate efforts to help the flow of business operations

Direct support to the GM

• Provide overall support to the GM in terms of planning and anticipation, follow-up of key priorities and business action plans. Provide ad-hoc support for operational tasks and also strategic thought partnership
• Gathers information and coordinates key internal stakeholders to draft position paper for internal and external purposes
• Provides insights and analysis (related to performance, resource allocation and business environment) in order to support decision making process
• Facilitates circulation of information, formally and informally, within the management team
• Drafts pitches and presentations for key internal and external events
• Business reviews: build agenda, coordinates preparation, provide support to the team for the preparation, takes minutes and track progress on action plan

Management reporting

• Overall coordination of the monthly reporting of the BU
• Coordination of weekly reports to Europe Franchises: TTM Tracker, Flu Report
• Drives improvements for both process and content
• Drives performance dashboard of the BU

Project Management

• Animate the portfolio of the key initiatives
• On selected initiatives validated with the GM, lead project team in the achievement of targeted objectives

דרישות המשרה:

JOB-HOLDER REQUIREMENTS:

Education: University Degree (engineering or business administration graduate, background in biology/science will be advantage)

Experience: working experience in the pharmaceutical industry or experience as project manager in another company.

Business administration, marketing, managements is an advantage.

• Project management skills, transversal leadership
• Trustworthy, rigorous, able to deal with confidential information
  • Strong analytical skills, ability to learn quickly, open-minded
  • Demonstrates a capacity and ability to understand different business, to deal with a large number of project and information and to prioritize
    • Pharma Business knowledge, knowledge at Sanofi and company processes is a plus
    • Interested / experienced in digital and (multichannel} marketing
      • Strong engagement, communications and interpersonal relational skills
      • Strong capability to network and interact with various stakeholders
      • Demonstrates success as a professional within a multi-national environment, multi-cultural environment experience
      • Excellent computer literacy

Languages:

• English Full proficiency
• Hebrew would be an important advantage

תיאור המשרה:

לחברה בהרצליה דרוש/ה עוזר/ת מנכ"ל.

ניהול יומנים, מצגות, סיכום פגישות עסקיות, ארועים ועוד

דרישות המשרה:

ניסיון של לפחות 3 שנים בתפקיד דומה.

שליטה באנגלית.

תיאור המשרה:

• ניהול יומן סמנכ"ל החטיבה וסיוע למנהלי האגפים בניהול יומנים.
• טיפול אדמיניסטרטיבי ממוחשב בארכוב המסמכים.
• הכנת מסמכים לוועדת מכרזים.
• מעקב ובקרה אחר ביצוע משימות והחלטות ודיווח סטטוס התקדמות.
• כתיבת סיכומי פגישות.
• ביצוע מטלות נוספות בהתאם להנחיית סמנכ"ל החטיבה.

דרישות המשרה:

• תואר ראשון ממוסד אקדמי מוכר – בתחומי כלכלה / מנהל עסקים / מערכות מידע/ סטטיסטיקה / תעשיה וניהול
• ניסיון אדמיניסטרטיבי של שנתיים לפחות בניהול יומנים ובתאומים מורכבים.
• ניסיון מעשי של שנתיים לפחות בביצוע בקרה, מעקב ואינטגרציה בארגון.
• ניסיון בעבודה מול/עם חברות ממשלתיות- יתרון משמעותי
• ביצועיות ומחויבות לתוצאות ולעמידה ביעדים
• יחסי אנוש טובים ותודעת שירות גבוהה
• יכולת לנהל ממשקים רבים בצורה אפקטיבית
• יוזמה סמכותיות ואסרטיביות
• יכולת עמידה בלחץ
• יסודיות ויכולת ירידה לפרטים יכולת סדר וארגון
• יכולת ביטוי גבוהה בכתב ובע"פ בעברית, אנגלית ברמה טובה
• שליטה בתוכנות office ברמה גבוהה לרבות אקסל

תיאור המשרה:

דרוש/ה מנהל/ת משרד לתפקיד הכולל בעיקר

אחריות אדמיניסטרטיבית ולוגיסטית של משרד

קליטת עובדים

אחריות על תחום הרווחה, ספקים.

כפיפות למנהלת משאבי האנוש.

עבודה היברדית

יושבים בקו רכבת

דרישות המשרה:

3-4 שנות ניסיון בניהול משרד- חובה

ניסיון מחברות הייטק - חובה

אנגלית ברמה טובה - חובה

תיאור המשרה:

לקרן הון סיכון מובילה

דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת לשותף בכיר.

ניהול אדמינסטרטיבי

ניהול יומנים.

 הכנת מצגות , תיעוד פגישות, קשר מול משקיעים, שותפים ועוד.

העבודה הינה 4 פעמים בירושלים

ופעם אחת  בתל אביב ברוטשילד.

שעות עבודה : 09:00-18:00 יש גמישות בשעות

לעיתים יש צורך  להישאר מעבר לשעות העבודה

כפיפות לשותף בכיר

דרישות המשרה:

אנגלית ברמה טובה מאוד -חובה ! כתיבה ודיבור.

ניסיון של 2 + כעוזרת אישית

יחסי אנוש מצויינים וראייה מערכתית

תיאור המשרה:

לחברה בתחום ההשקעות מגייסים תומכ/ת מכירות לא נדרש/ת לעסוק במכירות

עבודה עם מנכלית  החברה

עבודה שוטפת עם חברת האם בארה"ב

בניית אסטרטגית

הצגת מצגות

דרישות המשרה:

תואר אקדמי

ניסיון של שנתיים בתחום הפיננסים

אנגלית ברמה גבוה מאוד

יכולת אנליטית גבוהה

שליטה מלאה בתוכנות אופיס ו-PP

ניסיון במכירות -יתרון

תיאור המשרה:

ניהול לו"ז צפוף ומשתנה למנכ"ל הקבוצה
התנהלות מול גורמים בכירים בארגון ומחוצה לו
הכנת מצגות, ארגון נסיעות, הזמנת טיסות ומלונות
סיוע אדמיניסטרטיבי למחלקות המטה
טיפול בפעילויות רווחה בשיתוף מחלקת מש"א
נדרשת זמינות למשרה מלאה, תתאפשר גמישות לימים קצרים/ארוכים

דרישות המשרה:

ניסיון אדמיניסטרטיבי קודם הכולל עבודה עם גורמים בכירים – חובה
נסיון בניהול לשכת מנכ"ל- יתרון

נסיון בארגון גדול- יתרון

שליטה מלאה ביישומי Office – חובה

אנגלית- ברמת שיחה

יכולת התנהלות מול מספר משימות במקביל
יכולת תעדוף משימות, סדר וארגון
דיסקרטיות
תודעת שירות גבוהה, יחסי אנוש טובים
יכולת עבודה תחת לחץ

תיאור המשרה:

החברה מגייסת: Personal Assistant
מאפשרים שילוב עבודה היברידי- יומיים מהבית ו-3 ימים מהמשרד.
יכולת קישור בין ממשקים פנימיים וחיצוניים של ה-CEO, ניהול ההיבטים האדמיניסטרטיביים עבור המנכ"ל בצורה יעילה, אפקטיבית ומקצועית. השתתפות בפגישות, שיתוף פעולה ועבודה מול פונקציות שונות וכו'.

דרישות המשרה:

לפחות 4 ש"נ בתפקיד PERSONAL ASSISTANT- חובה
יכולת תקשורת מצוינת בכתב ובעל פה באנגלית ובעברית- חובה
יכולות ניהול פרויקטים, תכנון אסטרטגי
דייקנות, יכולת ניהול זמן

תיאור המשרה:

ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות לבכירים
סיוע בתחום הרווחה והתנהלות מול ספקים.
סיוע ותמיכה אדמיניסטרטיבית למחלקות השונות, סיוע בהכנת חומרים ובאיתור נתונים ומסמכים .
עבודות משרדיות שוטפות: מענה טלפוני, אירוח, תיוקים, סריקות, כריכות, הדפסות ודואר .
אחריות על תפעול ותחזוקה של המשרד.
עבודה בצוות אדמיניסטרציה.

דרישות המשרה:

תואר ראשון יתרון
ניסיון אדמיניסטרטיבי וניהול יומנים מורכבים
שליטה מלאה בתוכנות ה - Office
סדר וארגון, שירותיות ואדיבות, יוזמה ומוטיבציה גבוהה, נמרצות ויחסי אנוש טובים
יכולת עבודה עם ממשקים מגוונים פנים וחוץ ארגוניים –
שעות העבודה: 08:00 17:00 ויום בשבוע 10:00 19:00
העבודה במשרה מלאה
המשרה מיועדת לגברים ונשים כאחד

תיאור המשרה:

לחברה עם הון אנוש איכותי דרושה עוזר/ת אדמינסטרציה

• תפקידי קבלה וטיפול בשיחות נכנסות, אורחים חיצוניים וכו'.

• ארגון ותיאום פגישות 

• תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת.

• אחראיות על ניירת משרדית, דואר, חשבוניות ואספקה.

• ניהול יומנים מורכבים להנהלה הבכירה.

• תיאום טיסות ומלונות לכל עובדי החברה

המשרה ברמת אביב יש הסדר חנייה

דרישות המשרה:

ניסיון של שנתיים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי (כולל ניהול יומנים מורכבים ).

• מיומנויות מחשב גבוהות (Word, Excel וכו')

יכולת עבודה תחת לחץ

• ריבוי משימות ופרואקטיביות

• אנגלית ברמה גבוהה.

דיסקרטיות

תיאור המשרה:

מתן מענה למנכ"ל החברה ישירות משרת אמון,

ניהול לשכת המנכ"ל, עבודה מול גורמים שונים בארגון בארץ ובחו"ל,

ניהול אדמיניסטרציה, השתתפות בישיבות, סיכום ומעקב אחר ביצוע משימות, תאומי פגישות.

יש עוד 2 פקידות קבלה שדואגות לניהול המשרד השוטף

טיפול בנושאי ביטוחים, רכבים, טלפונים, טיסות וכו'.

ישיבה במשרד צמוד למנכ"ל . לא בקבלה.

קיימת גמישות בשעות העבודה.

יש חניון ללא תשלום

דרישות המשרה:

תיאור המשרה:

לחברה בצמיחה, הנמצאת מתחת לראדר דרוש/ה Office Manager

התפקיד הכולל תפעול משרד, ניהול חוזים, סיוע בביצוע פעילויות רווחה, סיוע בתהליכי גיוס וכו'.

כפיפות למנהלת משאבי אנוש

בעוד חודשיים עתידים לעבור למשרדים עם קו רכבת.

דרישות המשרה:

ניסיון של 1-3 שנים כמנהל/ת משרד - חובה

ניסיון מחברות הייטק - חובה

שעות 18:00 -10:00 יש גמישות

אנגלית ברמה גבוה - חובה

תיאור המשרה:

לקרן הון סיכון

ניסיון בניהול אדמינסטרטיבי
עבודה מול ספקים, הזמנת ציוד משרדי, הזמנת כיבוד לישיבות
מעקב אחר עלויות והוצאות לסיוע בהכנת התקציב
ניהול ועבודה מול ספקים ובעלי מקצוע בהעברת המשרדים
ארגון ופיקוח על פעילויות משרדיות אחרות (מיחזור, שיפוצים, תכנון אירועים וכו')
טיפול ברווחה
טיפול בהוצאות ובמחזורי חיוב, כולל הפקת דוחות הוצאות להנהלה
אחראי על ארגון אירועי חברה או כנסים
הטמעה ותחזוקה של נהלים/מערכות ניהול משרדיות
ניהול הצוות האדמיניסטרטיבי

ניסיון בהעברת משרדים

שעות עבודה 9:00-18:00 יש גמישות ,קיימת אפשרות לעבודה היברדית אך נדרשת גמישות לגבי שעות נוספות לעיתים .

דרישות המשרה:

3-4 שנות ניסיון בניהול אדמינסטרטיבי
*אנגלית מצוינת - בכתב ובעל פה
* תשומת לב לפרטים ברמת דיוק גבוהה
* כישורי ארגון וריבוי משימות

*ניסיון ועבודה עם  Board

*מוח אנליטי עם כישורי פתרון בעיות
* שחקן צוות עם כישורי מנהיגות

*ניסיון מקרן הון סיכון

תיאור המשרה:

Administrative Assistant

עבודה צמודה למנהלת משרד, הישיבה אינה בקבלה.

משרה מלאה 9-6 מהמשרדים, אין גמישות בשעות או אפשרות למודל היברידי

ניהול, תיאום וטיפול במשימות משרדיות כלליות כגון ציוד משרדי, הזמנות מזון, לוגיסטיקה משרדית וכו' 

אחזקת משרד - זיהוי וטיפול בתקלות תחזוקה מא' ועד ת'   

מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לעובדים   

אחריות על כל מטלות הדואר  

תמיכה במחלקת משאבי אנוש באחריות יומיומית.

דרישות המשרה:

תעודת בגרות- חובה
יכולת קריאה ,כתיבה ודיבור באנגלית- חובה
יחסי אנושי טובים-חובה

תיאור המשרה:

חברת הייטק במודיעין מחפשת Office Admin and Personal Assistant-משרה זמנית עם אופציה

אחריות על תחזוקה, ספקים והזמנת ציוד למשרד

עבודה מול מנהלים הבכירים, טיפול בחשבוניות והוצאות

ניהול ותיאום פגישות וטיסות לחו"ל

דרישות המשרה:

*יכולת ניהול זמנים

*כישורים בינאישיים מעולים

*ירידה לפרטים הקטנים

*עצמאות

*ידע בMicrosoft Office-חובה

*אנגלית שוטפת-חובה

תיאור המשרה:

לארגון יוקרתי באזור ירושלים דרוש/ה Executive Assistant

זמינות מלאה ונכונות לעבודה אינטנסיבית
קביעת פגישות בארץ ובחו"ל עבור מנהל בכיר בלוח זמנים  צפוף ועמוס.
יכולת להוות "שומר/ת סף" ולתעדף פניות למנהל
ניהול אדמיניסטרטיבי  שוטף הכולל מענה לטלפונים, כתיבה של חומרים ומיילים בעברית והאנגלית

דרישות המשרה:

ניסיון בתפקיד דומה -ניסיון קודם בעבודה עם בכירים כעוזר/ת אישי/ת- חובה
אנגלית מצויינת כשפת אם  -חובה
זמינות למשרה מלאה פלוס

תיאור המשרה:

לחברת השקעות ,הממוקמת ברמת החיל תל אביב דרוש/ה מנהל/ת משרד/עוזר/ת הנהלה

התפקיד כולל:ניהול יומנים,עבודה צמודה עם מנכ"ל החברה ו-5 מנהלי תיקי הלקוחות ,קשר מול רלשיות בכירים של אנשים בכירים במשק, הוצאת חשבוניות, גביה, אירוח, ועוד.

דרישות המשרה:

 ניסיון קודם איכותי דומה שנתיים לפחות- חובה

 יתרון לניסיון מחברות יעוץ, שוק ההון, משרדי עו"ד

 אנגלית ברמה טובה-חובה

תיאור המשרה:

לחברה ביוטכנולוגית ברעננה דרוש/ה מזכיר/ת חברה

ישיבה בקבלה

דרישות המשרה:

אנגלית ברמה גבוהה-חובה

ניסיון קודם דומה-חובה

ניסיון מחברות ביוטכנולוגיות ,הייטק או סטארט אפ-חובה

תיאור המשרה:

לחברה העוסקת בייזום תכנון ובניה ברעננה דרוש/ה מזכיר/ת הנהלה

התפקיד כולל מתן שירותים לחברי ההנהלה – ניהול שוטף של לוחות זמנים ויומנים, תיאום ותפעול פגישות ומתן שירותי מזכירות כלליים, מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית ותפעולית להנהלת החברה, עבודה מול ממשקים רבים בתוך ומחוץ לארגון.

דרישות המשרה:

אנגלית ברמה גבוהה-חובה

ניסיון מוכח בתפקידי אדמיניסטרציה בארגון - בינוני – גדול
ניסיון בעבודה אדמיניסטרטיבית בלשכה – יתרון 
שליטה בשפה האנגלית קריאה, כתיבה, דיבור- חובה

תיאור המשרה:

למשרד עו"ד מצליח היושב בתל אביב

דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת
במסגרת התפקיד- ניהול לו"ז, מענה טלפוני, קבלת אורחים ועבודה מול מנהלת משרד בתחומי רווחה.

דרישות המשרה:

ניסיון קודם בניהול יומנים ותפקיד אדמיניסטרציה דומה

אחריות, יצוגיות, שירותיות ומוסר עבודה גבוה

אנגלית ברמה גבוהה

תיאור המשרה:

לחברת נדל"ן ברמת גן דרוש/ה מזכיר/ת סמנכ"ל

דרישות המשרה:

אקדמאי/ת-יתרון

היכרות עם ענף הנדל"ן- יתרון

ניסיון עבודה מול בכירים

תיאור המשרה:

לחברת סטארט אפ בגבעתיים דרוש/ה מנהל/ת משרד

ניהול משרד בכפיפות ל VP HR, במשרה מלאה (עם גמישות בשעות במידת הצורך). התפקיד כולל ניהול משרד קבלה, סיוע אדמינסטרטיבי לעובדי החברה, קבלת שיחות, תיאום טיסות, הזמנת אספקה וציוד. כמו כן, אחריות על תחזוקה שוטפת של המשרד ומתן תמיכה לתהליכי On-off boarding ואירועי רווחה.

 צפש 12-14 

דרישות המשרה:

תואר אקדמאי-יתרון

נכונות לישיבה בקבלה-חובה

אנגלית ברמה גבוהה -חובה

 ניסיון מחב' הייטק או סטארט אפ-חובה

תיאור המשרה:

דרישות המשרה:

אנגלית ברמה גבוהה מאוד -חובה

נכונות משרה מלאה - חובה

ניסיון מחברת סטארט אפ או הייטק  או חברה ביוטכנולוגית -חובה

ניסיון דומה כעוזר/ת אישי/ת -חובה

תיאור המשרה:

לחברה מובילה עולמית דרוש/ה עוזר/ת סמנכל"ים

התפקיד כולל: ניהול משרד שוטף, ניהול יומנים, תיאומי טיסות , טיפול במיילים, מעקב אחר משימות ועוד

דרישות המשרה:

אנגלית שפת אם/ברמת שפת אם

ניסיון בתפקיד דומה מהצבא/ארגון גדול

תיאור המשרה:

דרישות המשרה:

אנגלית ברמה גבוהה מאוד- רוב העבודה מתנהלת באנגלית .

ניסיון בתוכנת "עודכנית"-חובה

חובה ניסיון בהוצאת חשבוניות, קבלות, עבודה שוטפת מול בנקים בארץ ובעיקר בחו"ל.

 ניסיון ממשרד עו"ד-חובה

 נכונות למשרה מלאה-9.00-18.00 -חובה

תיאור המשרה:

לחברה ציבורית גדולה ויציבה דרוש/ה מנהל/ת משרד ו- PA לסמנכ"ל המסחרי

 התפקיד כולל:הסדרת נסיעות - כולל טיסות, מפגשים, אשרות, לוגיסטיקה ולינה תכנון.

דרישות המשרה:

תואר אקדמאי-חובה

  3 שנות ניסיון בתפקיד דומה-חובה

 אנגלית ברמת שפת אם -חובה

ניסיון משוק בינלאומי- יתרון

תיאור המשרה:

דרישות המשרה:

ניסיון מזכירותי דומה-חובה

נכונות למשרה מלאה -חובה

תיאור המשרה:

לחברה גדולה ויציבה , משרדים חדשים, ממוקמת במתחם הבורסה דרוש/ה מזכיר/ת מנכ"ל

התפקיד כולל: מתן מענה למנכל, מעקב אחר משימות , ניהול יומן,השתתפות בישיבות , סיכומי פרוטוקולים ועוד

דרישות המשרה:

אנגלית ברמה גבוהה- חובה

נכונות למשרה מלאה של 9 שעות - חובה

ניסיון של שנתיים לפחות בתחום-חובה

תיאור המשרה:

למשרד עו"ד מהגדולים והמובילים דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת לשותף בכיר

התפקיד כולל ניהול יומנים מורכבים, תיאום פגישות עם בכירים ופגישות מרובות משתתפים.

מעקב ובקרה על ממשקי עבודה ומשימות מול צוות משפטי רחב. 

תיאום וארגון נסיעות לחו"ל, הפקת חשבונות שכ"ט, מענה ללקוחות, טיפול בנושאים אישיים ועבודה שוטפת.

תפקיד מתגמל, תנאי עבודה מעולים, אווירה חברית ומשפחתית

דרישות המשרה:

אנגלית ברמה גבוהה -חובה

ניסיון קודם בעבודה במשרד עו"ד / רו"ח – חובה

ניסיון של 3 שנים ומעלה -חובה